A sua empresa tem normas que regulamentam a utilização do whatsapp no trabalho? Possivelmente ele é utilizado pelos colaboradores devido à grande popularidade dentre os brasileiros (130 milhões de usuários).
O aplicativo, além de possibilitar uma comunicação rápida entre as pessoas, possui também uma usabilidade tão intuitiva que adentrou quase de forma automática no ambiente de trabalho, se tornando muitas vezes essencial no operacional de muitas empresas.
Utilização do Whatsapp no trabalho
Independente da área de atuação ou do departamento da organização, o aplicativo é requisitado constantemente. Dentre as mais utilizadas, existem algumas formas que se destacam no uso do whatsapp no trabalho. São elas:
Comercial
Futuros clientes querem sempre um atendimento rápido, e nada melhor que um aplicativo como o WhatsApp para ajudar na hora de tirar dúvidas, pedir orçamento e fechar negócios. Para os vendedores o uso do whatsapp no trabalho também é visto com bons olhos, pois é um canal de comunicação direto com seus prospectos.
Atendimento pós venda
Depois de um negócio fechado, muitas coisas podem acontecer. É nesse momento que ocorrem problemas com o produto ou serviço, insatisfação por parte do comprador, ajustes e até mesmo o chamado upsell, que é quando o cliente faz uma nova compra.
Entre colaboradores
Aqui é o ponto de maior atenção para os empresários, pois pode estar ocasionando uma grande dor de cabeça futura. O uso indiscriminado do WhatsApp no trabalho, principalmente em grupos privados, são uma bomba relógio para processos trabalhistas. Pior ainda quando o diretor ou gestor não tem conhecimento do que se passa nele e fica às cegas quanto aos comportamento dos seus participantes. Um agravante para esse caso é o fato de a legislação trabalhista não ter sofrido atualização após a popularização dis aplicativos de mensagem, e por isso ela não contém nenhum regramento sobre o caso.
Regulamento para o uso do WhatsApp no trabalho
Você sabia que empresas já foram condenadas a pagar indenizações por cobrarem tarefas de funcionários através dos grupos de whatsapp fora do horário de trabalho?
Outro tipo de situação é o constrangimento a colaboradores em grupos de trabalho através de cobranças ou exposições constrangedoras, o que gera um enorme problema para empresa. Além da desmotivação e a situação desagradável que essa má conduta pode causar, existe também o passivo trabalhista como resultado, pois caracteriza na maioria das vezes assédio moral.
Para evitar isso, é essencial que sua empresa tenha um regulamento acerca da utilização do WhatsApp no trabalho. Não há um regulamento específico, pois cada empresa possui suas características próprias. No entanto, separamos 5 regras que todo regulamento deve conter.
- Todo colaborador deve informar à empresa a criação de todo e qualquer grupo de trabalho no WhatsApp ou em qualquer aplicativo de mensagens. Logo, caso determinados integrantes da equipe queiram criar um grupo no aplicativo, é indispensável registrar isso junto a um gestor. Caso contrário, a empresa não poderá ser responsabilizada pelo ocorrido no mesmo. Depois de informada, a empresa precisa monitorar as mensagens trocadas naquele grupo e se torna, a partir de então, corresponsável pelo seu conteúdo as consequências destes.
- Deixar claro o comportamento esperado dentro de grupos de mensagem. Por exemplo, não permitir constrangimento de funcionários, assuntos particulares ou temas externos como política e religião. Por incrível que pareça, já vimos casos em que funcionários foram demitidos através de grupos de WhatsApp ou que tiveram informações pessoais divulgadas dentro deles. Obviamente, perante o juiz. o caso foi tratado como constrangimento e a empresa precisou arcar com uma condenação de danos morais. Por isso a importância da delimitação dos conteúdos a serem compartilhados durante essas conversas.
- Determine o horário de funcionamento do grupo de mensagens. Essa precaução se deve ao fato de a justiça do trabalho já ter condenado empresas a pagarem horas extras baseada em troca de mensagens fora do horário comercial. A justiça entende, e com razão, que esse tipo de conversa se caracteriza como interrupção do tempo de descanso do empregado.
- Deixe claro que as mensagens trocadas através do whatsapp do trabalho não devam ser compartilhadas com terceiros, independente do seu teor ou relevância. Muitas vezes, frases soltas ou fora de seu contexto tomam uma relevância além do esperado e podem se transformar em situações desagradáveis para a empresa ou colaboradores. Dessa forma, evita-se também que informações sigilosas caiam em mãos erradas.
- Uma punição deve ser estabelecida caso alguma regra seja desrespeitada. Isso mostra que a organização estará atenta ao comportamento dos seus colaboradores nos grupos de mensagens do trabalho.
Como podemos ver, um dos grandes pilares de todas essas regras é o cuidado com os colaboradores e com os ativos da empresa. Através de aplicativos como o WhatsApp existe a possibilidade do registro de todas as interações, e por isso o cuidado deve ser redobrado.
Além da vigilância, conforme já falamos nas dicas sobre compliance, indicamos que seja criado um canal de denúncia para possíveis atos considerados ofensivos ou inapropriados segundo as regras da empresa.
Para saber mais sobre como implementar o compliance, principalmente o compliance trabalhista, na sua empresa, entre em contato com nossa equipe.
