Em razão da medida de isolamento social decretada pelo Governo Federal como forma de achatar a curva de transmissão pelo coronavírus, muitas empresas tiveram que adotar o trabalho remoto, para não paralisar totalmente suas atividades.
O que acontece é que mesmo que o formato de trabalho já seja utilizada por muitas empresas, grande parte não estava preparada para adotar o formato home office em seus processos.
O formato é a alternativa mais viável – e segura – neste momento, para que as empresas continuem operando algumas funções administrativas normalmente. Assim, é possível manter a produtividade e até mesmo reduzir custos.
Contudo, para que as empresas adotem o home office de maneira eficiente, é necessário planejamento e uma política de home office clara, o que não foi possível em muitos casos, por ter sido uma medida emergencial.
Regulamentação do teletrabalho
Antes de falar especificamente sobre a importância de ter uma política de home office, é válido saber quais são as especificações e exigências para regulamentar o teletrabalho na empresa.
O teletrabalho foi introduzido nas leis brasileiras a partir da Reforma Trabalhista de 2017 e está especificado na Lei 13.467/17. Essa forma de atuação pode ser definida como um trabalho realizado fora da empresa através do uso da tecnologia.
O comparecimento eventual do empregado na empresa para realizar alguma atividade específica, não desconfigura o teletrabalho.
Todos o empregado que atua em home office tem seus direitos trabalhistas garantidos, na mesma proporção que os trabalhadores presenciais.
A CLT contém algumas exigências para o teletrabalho, entre elas:
- O teletrabalho deverá constar expressamente do contrato individual de trabalho, no qual serão especificadas as atividades que devem ser realizadas pelo empregado.
- Se o contrato já estiver em curso, como é caso da grande maioria dos funcionários que tiveram que trabalhar remotamente por conta da Covid-19, a Medida Provisória 927 permitiu que a empresa, durante o estado de calamidade, possa colocar o colaborador em teletrabalho, independente de seu consentimento, desde que avise com 48 horas de antecedência, bem como que formalize um aditivo contratual em até 30 dias.
- Cabe à empresa identificar quais os setores podem exercer suas atividades à distância, sem comprometer a eficiência do trabalho.
- É responsabilidade do empregador fornecer os equipamentos e ferramentas para a prestação do trabalho remoto.
- O trabalhador que atua em home office não tem direito a pagamento de horas extras e adicional noturno, tendo em vista a dificuldade de controle da jornada. Mas caso caso o empregado esteja sujeito algum tipo de controle de jornada pode haver o entendimento, por parte da justiça, que será possível o pagamento desses direitos trabalhistas.
Porque ter uma política de home office nas empresas
A falta de preparo das empresas para lidar com o home office trouxe diversas preocupações para empresários e gestores.
Ter uma política de home office é importante para que a empresa estabeleça um relacionamento direto com seus colaboradores e todos estejam cientes sobre suas obrigações durante o período necessário desse formato de trabalho.
Esse documento é essencial para que a empresa informe aos funcionários como o trabalho deve ser executado. É importante que todas as informações contidas neste material sejam especificadas de forma clara e objetiva facilitando o entendimento.
Algumas regras básicas, que devem constar na política de home office da empresa são:
Monitoramento do trabalho
É fundamental que a empresa comunique aos funcionários como será feito o monitoramento do trabalho, a fim de evitar perda na qualidade da função desempenhada.
Algumas empresas, por exemplo, estão monitorando o trabalho de acordo com produção e entrega. Ou seja, não exigem que os funcionários estejam disponíveis durante X horas ao dia, basta que o funcionário cumpra sua demanda diária executando todas as suas atividades.
Porém, alguns negócios não conseguem se adaptar a essa maneira de monitoramento e pode implementar outra forma de fazer isso. O ideal é que cada gestor crie uma rotina específica de acompanhamento de seus funcionários verificando semanalmente o comprometimento de cada um.
Sigilo profissional
É fundamental reforçar a importância do sigilo de informações da empresa, mesmo trabalhando a distância. Relembrar que a empresa e os clientes devem ser preservados nunca é demais!
Prevenção contra acidentes de trabalho
Não é porque os trabalhadores estão em casa que não possam sofrer acidentes de trabalho. Muito pelo contrário, os colaboradores quando costumam se sentir mais à vontade acabam relaxando ao tomar atitudes preventivas.
Um exemplo clássico: a postura adequada ao sentar-se à cadeira.
A responsabilidade por orientar de modo expresso sobre cumprimento de regras de segurança do trabalho continuam sendo do empregador e por isso a política de home office deve prever de modo ostensivo recomendações nesse sentido .
Segurança da informação
Talvez essa seja um dos pontos mais importantes em um uma política de home office. Os funcionários devem estar cientes que embora estejam trabalhando de suas casas é preciso continuar mantendo a segurança das informações.
É importante que alterem senhas, utilizem antivírus e tenham cuidado com o conteúdo acessado. Assim, será possível ter mais segurança com as informações da empresa impedindo que pessoas não autorizadas tenham acesso aos dados.
Pensando em facilitar a vida de gestores e empresários, nosso escritório desenvolveu um Modelo de Política de Home Office que pode ser utilizado em sua empresa.
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