O QUE É O REGULAMENTO INTERNO DE UMA EMPRESA E COMO DOCUMENTAR SUAS REGRAS EM 5 PASSOS

O QUE É O REGULAMENTO INTERNO DE UMA EMPRESA E COMO DOCUMENTAR SUAS REGRAS EM 5 PASSOS

TUDO O QUE VOCÊ PRECISA SABER SOBRE REGULAMENTO INTERNO DE EMPRESAS

A Lei trabalhista e outras leis trazem regras sobre como a sua empresa deve tratar seus funcionários e outras questões necessárias para o cotidiano do seu negócio. Contudo, nem tudo está escrito nas leis existentes, já que há fatos que apenas ocorrem na sua empresa.

Nesse sentido, é fundamental que a empresa crie e esclareça as normas que são específicas para a organização, de modo que além de criar uma sensação maior de grandeza da empresa em função da existência de uma cultura própria e um ambiente de trabalho saudável, você acabe com essas lacunas e garanta a segurança que sua empresa necessita. As empresas fazem isso por meio de um Regulamento Interno

O QUE DEVE SER INCLUÍDO NO REGULAMENTO INTERNO?

Como dito anteriormente, o Regulamento interno é um documento da empresa para preencher lacunas e regular pontos específicos do negócio. Desse modo, ele não pode ir contra o que a lei diz que deve ser feito. Não pode a empresa, desse modo, criar uma regra que permita uma jornada de 11 horas diárias se a lei proibe tal prática.

Porém, respeitando a lei e outras determinações normativas, o Regulamento Interno possui ampla liberdade para estabelecer regras para os funcionários da empresa, não tendo uma limitação de temas que podem ou não estar contidos nesse Regulamento, servindo ainda como mais um elemento de fortalecimento da cultura corporativa da empresa.

QUAL A DIFERENÇA ENTRE CÓDIGO DE CONDUTA E REGULAMENTO INTERNO?

O Código de Conduta é um documento que reúne regras a serem seguidas pelos membros de uma empresa, fazendo parte da cultura organizacional. Serve como material para instrução e consulta para as ações das pessoas, de modo a dar a direção das condutas que devem ser adotadas em cada situação.

Assim, o Código de Conduta tem como missão principal dar a orientação da conduta dos colaboradores com clientes, fornecedores e terceiros.

Por sua vez, o Regulamento Interno é o instrumento que estabelece as regras da empresa, sobretudo trabalhista, prevendo os direitos e deveres dos colaboradores. Nesse documento, por exemplo, a empresa estabelece regras sobre uso de celulares, acesso a redes sociais, uniformes, entre outras questões específicas.

É bom ressaltar que o Regulamento Interno e o Código de Conduta fazem parte da liberdade da empresa que podem criar ambos, ou apenas um documento que mescle suas características. O que importa é que tal documento seja efetivo para a sua empresa.

COMO ELABORAR UM REGULAMENTO INTERNO EM CINCO PASSOS?

1. Defina a estrutura e analise o conteúdo

Primeiramente é importante que com a ajuda de profissionais especializados a empresa possa analisar o conteúdo necessário do Regulamento Interno para o seu negócio. É fundamental que você não “copie e cole” o documento de outra empresa, caso contrário, ele provavelmente não terá a efetividade desejada. Nesse momento, você deve pensar nas dificuldades que a sua empresa possui, quais os problemas já teve, e buscar criar regras para evitar que eles ocorram novamente.

Esse documento costuma conter a seguinte estrutura:

  • Apresentação inicial com informações da empresa;
  • As informações sobre a filosofia da empresa;
  • Capítulos com os temas que serão tratados;
  • Previsão de punições em caso de descumprimento do regulamento.

2. Exponha a filosofia da empresa

Sempre que possível é importante a empresa expor qual a sua filosofia de trabalho e sua diretrizes para seus colaboradores, de modo que seja internalizada uma cultura própria que fortaleça a empresa.

É importante, assim, que caso você já não tenha feito, que defina a MISSÃO, VISÃO E VALORES que nortearão as cláusulas do Regulamento Interno

  • missão: é o porquê, a razão pela qual a empresa foi criada;
  • visão: é a visão de futuro, aonde a empresa quer chegar a longo prazo;
  • valores: são os aspectos inegociáveis que todos os colaboradores da empresa devem seguir em qualquer relação pessoal.

3. Elabore os capítulos com os temas que serão tratados

Esse é o momento de criar os capítulos com os temas do Regulamento, devendo cada tema ter seu capítulo próprio de modo a facilitar o entendimento.

A escrita deve ser simples e objetiva, podendo ser compreendida por qualquer colaborador, sem interpretações ambíguas.

Dentre as principais regras que normalmente estão dispostas em um regulamento, podemos citar:

  • Obrigações e deveres dos colaboradores;
  • Cláusulas que estabelecem a obrigatoriedade da utilização de uniformes;
  • Uso de celulares e computadores durante o horário de trabalho;
  • Cuidados no manejo das máquinas e dos equipamentos da empresa;
  • Uso de equipamentos de proteção individual (EPI), caso haja;
  • A forma de tratamento aos superiores hierárquicos e aos colegas de trabalho;
  • Regras claras sobre faltas e atrasos, e como ocorrem o abono de faltas;
  • Procedimentos e formas para pedido e concessão de férias;
  • Como se dá a utilização dos benefícios concedidos;
  • Proibições ou orientações para o uso de cigarro dentro da empresa;
  • Orientações para recebimento de visitas;
  • Vestimentas condizentes com o ambiente de trabalho ou com a formalidade que determinadas condições exigem;
  • Agir de forma ética no exercício de sua função, tanto dentro quanto fora da empresa;
  • Punições por divulgar informações sigilosas da empresa, entre outros.

4. Estipule as sanções

Após estabelecer as regras, é preciso prever punições para o descumprimento delas. Além disso, é essencial que a empresa use o seu poder diretivo e puna os colaboradores que descumprem as regras do Regulamento Interno, de modo a evitar que a regra seja apenas “de papel”.

É bom ressaltar que as punições devem ser proporcionais a falha do colaborador, bem como devem ser imediatas.

5. Divulgue para toda a empresa e documente a entrega

Essa parte é essencial, já que apenas criar regras não vai permitir que elas sejam conhecidas pelos seus colaboradores. É necessário que eles sejam informados de forma clara, se possível, mediante treinamento sobre o tema.

Além disso, deixar cópia do Regulamento à disposição dos colaboradores na empresa e com cada um deles é essencial para que eles possam consultar e saber as regras da empresa.

Documente, ainda, que entregou o Regulamento Interno para o colaborador, por meio de um termo de ciência que comprove que ele leu e entendeu o que estava escrito, para que não possa depois alegar desconhecimento. Caso seja realizado algum treinamento, também é essencial que a empresa documente tal fato por meio de uma lista de presença.

A CONSULTORIA JURÍDICA PREVENTIVA

Como visto, implementar um Regulamento Interno é uma medida essencial e preventiva que pode fortalecer a sua empresa. Essa é uma medida de compliance que precisa ser realizada com apoio de profissionais especializados na área que vão poder criar o documento específico para a sua organização para que além de regras, ele seja efetivo.

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